KI ist kein Projekt - Projekte sind Menschen

Gastbeitrag von Jörg Vierkorn

Wer heute Fachmedien liest oder Branchenveranstaltungen besucht, könnte den Eindruck gewinnen, dass Künstliche Intelligenz die Antwort auf nahezu jede unternehmerische Herausforderung ist. Prozesse sollen effizienter werden, Wissen schneller verfügbar sein und Entscheidungen intelligenter getroffen werden. Die Erwartungen sind hoch. Die Investitionen ebenfalls. Doch wer seit vielen Jahren Projekte begleitet, erkennt schnell ein bekanntes Muster: Viele Herausforderungen, die heute KI-Projekten zugeschrieben werden, gab es bereits lange vor der ersten KI-Anwendung.

Bild: Xtentio Consulting GmbH

Eine Erkenntnis hat sich für mich nach mehr als 20 Jahren Projektarbeit immer wieder bestätigt: Die meisten Projekte scheitern nicht an Technologie. Sie scheitern daran, dass Entscheidungen nicht getroffen werden, Verantwortung unklar bleibt oder Beteiligte nicht gemeinsam an einem Ziel arbeiten. Ob PIM-Einführung, MDM-Initiative, E-Commerce-Plattform, Digitalisierungsprogramm oder KI-Projekt - die entscheidenden Erfolgsfaktoren haben sich kaum verändert. Technologie ist selten das eigentliche Problem. Menschen sind meist die Lösung - manchmal aber leider auch das Hindernis.

Warum Projekte ins Stocken geraten

In Projekt-Reviews hören wir häufig ähnliche Aussagen:

"Die Software kann das doch."
"Das hatten wir bereits beschlossen."
"Warum dauert das alles so lange?"

Die Ursachen liegen dabei erstaunlich selten in der eingesetzten Lösung. Viel häufiger entstehen Probleme durch unklare Verantwortlichkeiten, fehlende Entscheidungen oder mangelnde Kommunikation.

Gerade in größeren Projekten treffen unterschiedliche Interessen aufeinander. Fachbereiche verfolgen eigene Ziele, die IT bewertet technische Risiken, das Management erwartet Ergebnisse und die Projektbeteiligten kämpfen mit den Herausforderungen des Tagesgeschäfts. Ohne gemeinsame Struktur entstehen Reibungsverluste. Ohne klare Verantwortlichkeiten entstehen Verzögerungen und ohne Vertrauen entstehen Absicherungsmechanismen, die Projekte zunehmend verlangsamen. Je größer das Projekt wird, desto wichtiger wird deshalb nicht die Technologie, sondern die Art der Zusammenarbeit.

Das Gift erfolgreicher Projekte

Besonders drei Verhaltensmuster begegnen uns in der Praxis immer wieder:

Mikromanagement
Viele Projekte starten mit dem Wunsch nach Kontrolle. Jede Entscheidung soll abgesichert, jede Aufgabe überwacht und jeder Arbeitsschritt nachvollziehbar dokumentiert werden.

Interessanterweise entsteht Mikromanagement häufig nicht aus Misstrauen, sondern aus Unsicherheit. Projektverantwortliche möchten Risiken vermeiden und Entscheidungen absichern. Das Ergebnis ist jedoch oft das Gegenteil dessen, was ursprünglich beabsichtigt war: Projektteams beginnen auf Freigaben zu warten, Entscheidungen wandern durch mehrere Hierarchieebenen, Eigeninitiative geht verloren. Die Organisation beschäftigt sich zunehmend mit internen Abstimmungen statt mit dem eigentlichen Projektziel. Oft erleben wir, dass fachlich kompetente Mitarbeitende selbst kleinere Entscheidungen eskalieren müssen, obwohl genau sie die Situation am besten beurteilen können. Kontrolle schafft selten Geschwindigkeit. Verantwortung dagegen schon.

Führung aus der Distanz
Ebenso problematisch wird es, wenn Projekte ausschließlich auf Managementebene gesteuert werden. Strategische Ziele sind wichtig. Die eigentliche Umsetzung findet jedoch dort statt, wo Menschen täglich mit Prozessen, Daten und Kunden arbeiten.

Wer diese Expertise nicht frühzeitig einbindet, riskiert Akzeptanzprobleme, Fehlentscheidungen und unnötige Schleifen.

Die besten Projektideen entstehen selten im Organigramm. Sie entstehen dort, wo Herausforderungen tatsächlich sichtbar werden. Viele Unternehmen wünschen sich agile Projektarbeit. Gleichzeitig müssen Entscheidungen durch mehrere Hierarchieebenen laufen. Beides funktioniert nur selten parallel. Wer Verantwortung an Teams delegiert, muss ihnen auch die Möglichkeit geben, Entscheidungen zu treffen.

Kommunikationschaos
Moderne Unternehmen kommunizieren mehr als jemals zuvor. Trotzdem fehlt häufig Transparenz. Informationen verteilen sich über E-Mails, Meetings, Chats und Telefonate. Entscheidungen werden getroffen, aber nicht dokumentiert. Aufgaben werden besprochen, aber nicht nachverfolgt. Nicht zu wenig Kommunikation ist häufig das Problem, sondern fehlende Struktur.

Ein Praxisbeispiel aus dem Projektalltag

Ein mittelständisches Unternehmen plante die Einführung eines neuen PIM-Systems. Die Software war ausgewählt, das Budget genehmigt und die Projektziele definiert. Trotzdem geriet das Projekt bereits nach wenigen Monaten ins Stocken. Nicht wegen technischer Schwierigkeiten - die eigentliche Herausforderung bestand darin, dass niemand verbindlich festgelegt hatte, wer über Produktdaten, Klassifikationen oder Attributstrukturen entscheiden durfte.

Der Vertrieb wollte möglichst schnell neue Produkte veröffentlichen, das Marketing auf einheitliche Inhalte achten und der E-Commerce möglichst viele Attribute verfügbar machen. Alle Ziele waren nachvollziehbar - abgestimmt waren sie jedoch nicht.

Über Wochen wurde diskutiert, während sich im System kaum etwas bewegte.
Erst als Verantwortlichkeiten eindeutig definiert wurden und Entscheidungen dort getroffen werden konnten, wo das notwendige Fachwissen vorhanden war, gewann das Projekt an Geschwindigkeit. Die Technologie hatte sich nicht verändert. Die Zusammenarbeit schon.

Struktur schafft Freiraum

Agiles Projektmanagement wird häufig mit maximaler Flexibilität gleichgesetzt.
In der Praxis funktioniert Agilität jedoch nur dann, wenn gleichzeitig ausreichend Struktur vorhanden ist. Klare Rollen, nachvollziehbare Entscheidungswege, dokumentierte Ergebnisse und regelmäßige Abstimmungen bilden das Fundament erfolgreicher Projekte.

Ein Fitnessstudio macht niemanden fit. Genauso wenig macht eine neue Software ein Unternehmen automatisch produktiver. Beide schaffen lediglich die Voraussetzungen dafür.

Projektmethoden funktionieren ähnlich. Sie ersetzen weder Verantwortung noch Zusammenarbeit. Sie schaffen einen Rahmen, in dem Teams erfolgreich arbeiten können. Aus diesem Gedanken heraus ist bei Xtentio die FAST-Methodik entstanden.
Nicht weil Projekten eine weitere Methode fehlt, sondern weil erfolgreiche Projekte einen klaren Rahmen benötigen, in dem Transparenz, Verantwortung und schnelle Entscheidungen möglich werden.

Deshalb stehen bei unserer Methodik transparente Verantwortlichkeiten, kurze Entscheidungswege und eine konsequente Dokumentation im Mittelpunkt. In der Praxis geht es dabei weniger um Methodik als um Zusammenarbeit. Methoden sind niemals Selbstzweck. Sie sollen Menschen unterstützen, nicht beschäftigen - ganz nach dem Credo: Menschen zuerst, Technologie danach.

Die Möglichkeiten moderner Technologien sind beeindruckend. Das gilt für PIM-Plattformen ebenso wie für KI-Anwendungen. Doch Unternehmen investieren viel Zeit in die Auswahl der richtigen Software. Deutlich seltener investieren sie dieselbe Energie in die Frage, wie Entscheidungen getroffen, Verantwortung verteilt und Zusammenarbeit organisiert werden soll.

In vielen Projekten wird monatelang über Systeme, Schnittstellen und Funktionen diskutiert. Die Frage, wer künftig welche Entscheidungen treffen darf, wird dagegen oft erst gestellt, wenn das Projekt bereits ins Stocken geraten ist. Dabei entscheidet genau das meist über Erfolg oder Misserfolg.

Technologie kann Prozesse beschleunigen. Sie kann Transparenz schaffen. Sie kann Wissen verfügbar machen, aber sie kann keine Verantwortung übernehmen, kein Vertrauen aufbauen und keine Zusammenarbeit ersetzen. Deshalb ist KI kein Projekt. Projekte sind Menschen.

Vielleicht ist genau das die wichtigste Erkenntnis aus mehr als zwei Jahrzehnten Projektarbeit: Erfolgreiche Projekte beginnen nicht mit Software. Sie beginnen mit Menschen.

Fazit: Was erfolgreiche Projektteams anders machen

Über erfolgreiche Projekte wird oft gesprochen, als gäbe es eine perfekte Software, die richtige Methode oder das ideale Framework. Unsere Erfahrung zeigt etwas anderes:

Erfolgreiche Projekte schaffen vor allem Klarheit. Klarheit über Ziele. Klarheit über Verantwortlichkeiten. Klarheit über Prioritäten. Und Klarheit darüber, wie Entscheidungen getroffen werden.

Das erinnert an ein Phänomen, das viele auch außerhalb von Projekten kennen.
Wer seine Ernährung verbessern möchte, braucht heute kaum noch zusätzliche Informationen. Innerhalb weniger Minuten lassen sich unzählige Ernährungspläne, Podcasts und Expertenmeinungen finden. Trotzdem entsteht Gesundheit nicht durch Wissen allein, sondern durch konsequente Umsetzung.

Genau dieser Zusammenhang begegnet uns auch in Projekten. Die wenigsten Unternehmen scheitern daran, dass sie die falsche Software ausgewählt haben. Häufiger scheitern sie daran, dass Entscheidungen nicht getroffen, Verantwortlichkeiten nicht übernommen oder Vereinbarungen nicht konsequent umgesetzt werden.

Ebenso wichtig ist Transparenz. Risiken, offene Punkte und Zielkonflikte müssen sichtbar sein. Nicht erst im Lenkungsausschuss, sondern während der täglichen Projektarbeit. Vielleicht ist deshalb die wichtigste Frage für Ihr nächstes Projekt nicht: "Welche Technologie brauchen wir?" Sondern: "Wie wollen wir zusammenarbeiten?" Wenn Sie darauf eine klare Antwort suchen, zeigen wir Ihnen gerne, wie wir Sie dabei unterstützen können.

Autor:

Jörg M. Vierkorn ist Berater mit den Schwerpunkten PIM, DAM und agilem Projektmanagement. Seit rund 25 Jahren begleitet er Projekte in unterschiedlichen Rollen - als Projektleiter, Abteilungsleiter und Berater. Dabei verbindet er eine strukturierte Arbeitsweise mit einem besonderen Fokus auf die Menschen im Projekt. Ihm ist wichtig, Mitarbeitende zu befähigen, Veränderungen aktiv mitzugestalten und neue Lösungen nachhaltig im Alltag zu verankern. Persönlich treiben ihn vor allem die Neugier auf Neues und die Begegnung mit neuen Menschen an.