Beschaffende und Vertriebsmitarbeiter setzen auf KI-Agenten

Über ein Drittel der Beschaffenden informiert sich bei der Beschaffung von A- und B-Teilen bereits mithilfe von KI-Chatbots wie ChatGPT, Gemini oder Perplexity, wie aus der Studie "Agentic Readiness im B2B Commerce" des ECC KÖLN   und der Digitalagentur dotSource    hervorgeht.

Konkret geben 37 Prozent der befragten Beschaffenden an, KI-Chatbots zur Informationssuche einzusetzen. Gleichzeitig bleibt der persönliche Kontakt weiterhin relevant: Mehr als die Hälfte (54 Prozent) nutzt diesen weiterhin bei der Recherche. Der Vertrieb überschätzt jedoch die Bedeutung von KI-Tools deutlich. 61 Prozent der Vertriebsmitarbeitenden gehen davon aus, dass die meisten Beschaffenden KI-Chatbots nutzen. Für Händler und Hersteller im B2B-Commerce deutet das auf eine wachsende, aber noch nicht flächendeckende Bedeutung von KI-gestützten Recherche- und Entscheidungsprozessen hin.

KI unterstützt Einkauf und Vertrieb im Arbeitsalltag

Die Studie zeigt außerdem, dass KI-Chatbots inzwischen in vielen Arbeitsprozessen eingesetzt werden. Auf Seiten der Beschaffung werden sie vor allem für Kostenanalysen und Kostenoptimierung (46 Prozent) sowie für Angebotsanfragen und Angebotsbewertungen (46 Prozent) genutzt. Auch in der Lagerverwaltung kommen sie mit 37 Prozent regelmäßig zum Einsatz.

Im Vertrieb dienen die Systeme vor allem der Nachbereitung und Dokumentation (42 Prozent), der Kommunikation und Angebotserstellung (41 Prozent) sowie der Recherche und Terminvereinbarung (36 Prozent). "Unsere Studie zeigt deutlich: KI-Chatbots und KI-Agenten in B2B-Unternehmen sind längst kein Zukunftsthema mehr", sagt  . Unternehmen sollten klare Anwendungsfelder definieren, Pilotprojekte mit messbaren Kennzahlen starten und KI strategisch im Unternehmen verankern, so der Geschäftsführer des IFH KÖLN.

Neben klassischen Chatbots rücken zunehmend KI-Agenten in den Fokus. 64 Prozent der Beschaffenden erwarten, dass sich solche Systeme künftig als Standard in der B2B-Beschaffung etablieren. Im Vertrieb gehen 54 Prozent davon aus. Die Befragten sehen vor allem Effizienz- und Kostenvorteile. 81 Prozent der Beschaffenden und 79 Prozent der Vertriebsmitarbeitenden erwarten effizientere Prozesse. Ebenso sehen jeweils 78 Prozent Potenziale bei der Profitabilität. Auch die Qualität der Bestellabwicklung könnte nach Ansicht von jeweils 77 Prozent der Befragten profitieren.

Als Hürde gilt allerdings weiterhin der geringe Automatisierungsgrad vieler Prozesse. In der Beschaffung sind Bestellungen am stärksten digitalisiert, während Preisverhandlungen und Vertragsgestaltung deutlich weniger automatisiert sind. Im Vertrieb ist die Digitalisierung vor allem bei der Rechnungserstellung weit fortgeschritten.

Mensch bleibt trotz Automatisierung zentral

Autonom agierende KI-Agenten werden zwar positiv bewertet, dennoch wollen Mitarbeitende weiterhin eingreifen können. 81 Prozent der Beschaffenden und 83 Prozent der Vertriebsmitarbeitenden wünschen sich die Möglichkeit, Entscheidungen von KI-Systemen zu kontrollieren. Besonders in komplexen Situationen soll der Mensch übernehmen, etwa bei Sonderanfertigungen, technischen Fehlermeldungen oder wenn ein KI-Agent eine Bestellung abbricht.

"Die Erwartungshaltung von Beschaffenden sowie von vertrieblicher Seite an KI-Agenten ist groß", erklärt  . Um das Potenzial auszuschöpfen, müssten Unternehmen vor allem ihre Datenbasis verbessern und bestehende Systeme stärker integrieren, so der Gründer und Vorsitzende des Verwaltungsrats von dotSource.