ERP

KI kann sprechen. Aber nur das ERP kann handeln.

von Kaja Petersen

29.09.2026 Warum ein ERP-System im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz nicht überflüssiger, sondern immer wichtiger wird? In der öffentlichen Wahrnehmung entsteht aktuell häufig der Eindruck, Künstliche Intelligenz könne Unternehmensprozesse eigenständig übernehmen. Tatsächlich ist ein Large Language Model (LLM) jedoch zunächst einmal ein sehr guter Gesprächspartner: Es versteht Sprache, formuliert Antworten und kann Informationen strukturieren. Doch sobald aus einer Antwort eine echte Handlung werden soll, zeigt sich schnell, wo die Reise wirklich hingeht: zurück zum ERP.

Bild: KI-generiert

Der Denkfehler: "KI kann Prozesse übernehmen"

Ein Chatbot, der freundlich antwortet, ist schnell gebaut. Er kann erklären, zusammenfassen, formulieren. Was er allein jedoch nicht kann: verbindlich handeln. Ein Sprachmodell besitzt weder Geschäftslogik noch Stammdaten noch die Berechtigung, Transaktionen auszulösen. Es weiß nicht, ob ein Auftrag stornierbar ist (und wenn ja zu welchen Konditionen), ob eine Retoure den Bedingungen entspricht oder welcher Lagerbestand gerade tatsächlich verfügbar ist.

Soll aus einer Antwort eine Aktion werden, etwa eine Retoure anmelden, einen Lieferschein versenden, den Status einer Bestellung prüfen oder eine Rechnung erneut bereitstellen, dann braucht die KI Zugriff auf die Geschäftsprozesse und Daten des Unternehmens. Genau an dieser Stelle setzt das ERP an und liefert die Fakten und Regeln, nach denen gehandelt werden darf.

Welche Prozesse eignen sich für Automatisierung durch KI, und welche nicht?

Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden, nur weil es technisch möglich ist. Standardisierte, klar regelbasierte Anfragen wie eine Statusabfrage oder eine fristgerechte Retoure lassen sich gut automatisieren, weil sich eindeutig prüfen lässt, ob eine Aktion zulässig ist. Komplexe Servicefälle mit Ermessensspielraum, etwa Kulanzentscheidungen bei strittigen Reklamationen oder individuelle Sonderkonditionen, gehören dagegen weiterhin in die Hand des Service-Teams.

Sobald ein KI-System zudem auf produktive ERP-Daten zugreift oder eigenständig Aktionen ausführt, steigen die Anforderungen an Sicherheit und Kontrolle erheblich: Ohne klar definierte Rollenmodelle und Berechtigungen lässt sich nicht zuverlässig verhindern, dass ein System Änderungen vornimmt, die eigentlich eine Freigabe erfordern würden. Die Entscheidung, welche Prozesse automatisiert werden und welche nicht, gehört deshalb an den Anfang eines KI-Projekts im ERP, nicht an dessen Ende.

Welche Rolle spielt das ERP als Ausführungsebene für KI-Prozesse?

Das ERP bildet nach wie vor die Ausführungsebene, auf der von der KI angestoßene Prozesse tatsächlich stattfinden. Zwar setzen moderne Handelsunternehmen häufig auf Best-of-Breed-Architekturen mit spezialisierten Lösungen für Shop, CRM, PIM, Marketing oder Payment, die flexibel miteinander kombiniert werden können. Die verbindlichen Geschäftsprozesse wie Aufträge, Bestände, Preise, Rechnungen, Retouren oder Lieferungen entstehen jedoch weiterhin im ERP. Die KI verändert diese Rolle also kaum, sondern erweitert sie lediglich, indem sie die Kommunikation mit Kund:innen übernimmt.

Die über Jahrzehnte entwickelte Business-Logik zu Prozessen wie Teillieferungen oder komplexen Auftragsabläufen bleibt weiterhin im ERP abgebildet; die KI macht sie lediglich zugänglicher. 61 % der Handelsunternehmen sehen im Einsatz von Künstlicher Intelligenz bereits einen Wettbewerbsvorteil (Bitkom ), was den Handlungsdruck für eine saubere Anbindung an bestehende ERP-Prozesse zusätzlich erhöht. Die Zukunft entsteht deshalb dort, wo KI und ERP zusammenwirken.

Wie funktioniert die Verbindung von ERP und KI in der Praxis?

Wie die Verbindung von ERP und KI konkret aussehen kann, zeigt der diva Agent von MAC IT-Solutions als Beispiel. Dieser verbindet Sprachmodelle über einen MCP-Server mit dem ERP-System diva und führt Kundenserviceprozesse daraufhin automatisiert aus. So wird das ERP-System direkt ansprechbar und Kund:innen kommunizieren ganz natürlich per Sprache oder Chat.

Ein LLM versteht die Anfrage, erkennt, worum es geht, und identifiziert weitere wichtige Angaben, etwa eine Auftragsnummer. Auch bei Rückfragen behält es den Überblick über das laufende Gespräch. Der MCP-Server verbindet die KI mit den relevanten Unternehmenssystemen und prüft, ob die anfragende Person berechtigt und der gewünschte Schritt im ERP zulässig ist. Erst dann führt diva den dahinterliegenden Geschäftsprozess sicher aus. Ob Bestellstatus, Rechnungsversand oder Retourenanfrage: Aus dieser Kette aus Sprache, Orchestrierung und Geschäftslogik entsteht am Ende eine ausgeführte Aktion statt einer bloßen Antwort.

Fazit: KI und ERP als Team

KI macht ERP nicht weniger wichtig, sondern wertvoller. Ein Sprachmodell kann noch so gut formulieren, ohne Anbindung an reale Geschäftsprozesse bleibt es bei einer einfachen Antwort ohne daraus resultierende Handlung. Erst das Zusammenspiel aus KI, klar geregelter Automatisierung und einem ERP-System wie diva macht daraus eine ausgeführte Handlung, die Kund:innen tatsächlich weiterhilft. Wer diese Verbindung heute aufbaut, entscheidet mit, wie viele Kanäle im eigenen Handel künftig "sprechend" werden und wie zuverlässig das im Hintergrund funktioniert.

Autorin: Kaja Petersen, Marketing Managerin bei MAC IT-Solutions GmbH

MAC IT-Solutions ist der beste Ansprechpartner für zukunftssichere Backend-Systeme im Handel. Mit diva bieten wir die anerkannte Benchmark für ERP-Systeme im Omnichannel-Handel und E-Commerce. Auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickeln wir optimal aufeinander abgestimmte Apps für eine handelsprozessoptimierte Unternehmenssoftware, die bei vielen namhaften Unternehmen im Einsatz ist.