Handel definiert gemeinsame Qualitätsstandards für E-Rechnungen

Führende deutsche Retailer entwickeln gemeinsam mit dem Verband elektronische Rechnung   Qualitätsstandards für E-Rechnungen, damit diese durchgängig automatisiert verarbeitet werden können, teilt der Verband mit. An dem Arbeitskreis "E-Rechnung im Handel" beteiligen sich unter anderem die REWE Group  , hagebau  , Markant   und das Handelsunternehmen Müller  .

Seit Einführung der E-Rechnungspflicht werden zwar große Mengen elektronischer Rechnungen ausgetauscht. Fehlende Identifikatoren, uneinheitlich ausgefüllte Datenfelder, unvollständige Angaben und unterschiedliche Auslegungen bestehender Standards verhindern nach Angaben der Initiative jedoch häufig eine automatisierte Weiterverarbeitung. Die Folge seien Rückfragen, Medienbrüche und zusätzliche Prozesskosten.

Einheitliche Felddefinitionen sollen Nacharbeit reduzieren

Der Arbeitskreis hat eine strukturierte Übersicht relevanter Rechnungsfelder und Empfehlungen für deren Verwendung erarbeitet. Sie richtet sich an Lieferanten, Softwareanbieter, Hersteller von Warenwirtschaftssystemen und E-Invoicing-Dienstleister.

Die Empfehlungen umfassen einheitliche Identifikatoren, Vorgaben für zentrale Rechnungsfelder, Anforderungen an die Datenqualität und Hinweise zur Vermeidung typischer Verarbeitungsfehler. Erste Ergebnisse wurden auf dem E-Rechnungsgipfel 2026 in Berlin vorgestellt.

Enrico Marzinkowski  , Leiter des Arbeitskreises, verweist auf die bereits weitgehend digitalisierten Prozesse im Handel. Elektronische Rechnungen müssten sich ohne Brüche in Warenwirtschaft, Logistik und Finanzprozesse integrieren lassen. Dabei sollen auch etablierte Standards für den elektronischen Datenaustausch wie EANCOM INVOIC berücksichtigt werden.

Leitfaden, Checklisten und Qualitätssiegel geplant

In den kommenden Monaten will die Initiative einen Leitfaden "E-Rechnung im Handel", ergänzende Checklisten und weitere Umsetzungshilfen veröffentlichen. Auf der Internetseite des Verbands soll zudem ein eigener Informationsbereich entstehen.

Geplant ist außerdem ein freiwilliges Qualitätssiegel für Unternehmen und Lösungsanbieter, die die gemeinsam entwickelten Empfehlungen unterstützen. Es soll sichtbar machen, welche Anbieter sich an den definierten Qualitätsanforderungen orientieren.

"Wenn Rechnungen technisch korrekt, aber inhaltlich unterschiedlich ausgestaltet sind, entstehen weiterhin manuelle Aufwände und Medienbrüche", erklärt Nina Harms  , stellvertretende Leiterin des Arbeitskreises. Ziel seien praxistaugliche Vorgaben für eine möglichst durchgängige Automatisierung entlang der Lieferkette.

Standards sollen auch anderen Branchen dienen

Der Verband betrachtet die Initiative als mögliche Blaupause für weitere Wirtschaftszweige. Die Qualität elektronischer Rechnungen sei nicht nur für die Rechnungsverarbeitung entscheidend, sondern perspektivisch auch für digitale Meldesysteme.

Richard Luthardt  , stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Verbands, warnt davor, die E-Rechnung lediglich als neues Dateiformat zu behandeln. Entscheidend seien die Nutzbarkeit, Vollständigkeit und einheitliche Interpretation der übertragenen Daten.

Weitere Unternehmen und Organisationen können sich an dem Arbeitskreis beteiligen und an der Weiterentwicklung der Empfehlungen mitarbeiten.